jueves, 3 de marzo de 2011

¿Como se organiza un evento deportivo?


Ø  Planeación y organización

Al iniciar y ponerse al frente de la coordinacion de un evento deportivo como requerimiento primordial se debe recopilar información de años anteriores, ésto, para obtener una óptica general y clara de lo preestablecido y arrancar con el trabajo.
Es muy importante archivar y publicar en medios de difusión todos los detalles ya revisados y puestos en marcha, esto para mantener la información de lo que está sucediendo durante y al final del evento.
Como una meta a corto plazo hay que renovar y crear sobre lo preestablecido ideas simples e inovadoras, no tener reparos al momento de proponer ideas.
Además se debe contemplar el número de asistentes al evento, competidores y público, asi como cual será el caracter del evento formal o informal.



Ø  Presupuesto
 El presupuestodebe sujetarse a cotizaciones y calidad de servicio, se aconseja tomar en cuenta los imprevistos en porcentajes que van del 25% sin base de años anteriores y 5% en base del año anterior y conforme a la experiencia que se tenga.
Los ingresos como una de las dos partes importantes del presupuesto consta de la entrada de dinero por:
  • Inscripciones
  • Concesionarios
  • Porcentaje de ventas.
  • Stans
  • Publicidad
Los egresos por entendido son los gastos realizados por: 

  • Programas de inauguración y clausura.
  • Arbitraje
  • Personal de Apoyo
  • Implementos Deportivos
  • Trofeos
  • Transportación
  • Coordinación
  • Imprevistos
 
Ø  Organigrama

Es una manera de organizar las distintas áreas de organización, asi como los eventos, y requerimientos de éste, además pueden utilizarse para organizar a los participantes e indicar las posiciones de los mismos.


Ø  Necesidades de material y equipo

Ampliar el panorama realizando un inventario completo y conciso de la implementación física que se cuenta, establecer lo nuevo, lo viejo, lo inservible para renovar y/o reparar además de tener reservas de los materiales que mas se utilizan. Respecto al espacio físico tenemos que proyectarnos a mostrar servicio, seguridad y desempeño en todas las áreas.
Ø  Jueces
 Los jueces serán encargados de que las actividades se realicen conforme a las reglas establecidas, además de que serán apoyo o encargados del arbitraje.

Ø  Comité de honor y justicia

Serán encargados de revisar el estado de salud  de los participantes, además de que su participación sea limpia y apegada a las reglas.


Ø  Adecuación de infraestructura
Se debe de tomar en cuenta en donde se celebrará  el evento. Es posible que la desición la tome un comité o el patrocinador, que puede ser preciso o no tan conciso.
El lugar del evento deberá ser amplio o en su defecto adecuarse a las necesidades de los deportes o actividades que se vayan a realizar, debe de ser cómodo para el perfil de participantes. Debe de ser accesible y estar bien comunicado. Además debe de ser agradable al público.

Ø  Convocatoria

 La convocatoria, es aquella invitación que se hace a aquellos que deseen participar en las actividades en la cual se les indica:
  • Nombre del evento
  • Tipo de evento
  • Lugar, fecha y hora de éste
  • Número de lugares disponibles para la incripción
  • Costo
  • Organizador y datos del mismo.

Ø  Sistema de competencia

El sistema de competencia dependerá de las actividades que se vayan a presentar, pero se debe preparar un cronograma que sirva de apoyo a los organizadores.

Ø   Ceremonia de apertura

Debe de ser agradable y comoda para los invitados, además  de que varía para cada evento y del carácter que este sea, pues pueden haber banderas e himnos que deben tener lugar y tratarse con orden y respeto.

Ø  Desarrollo

La ejecución como tal es la puesta en marcha de lo que esta en el papel al campo de acción donde se desarrolla lo premeditado, esto debe estar supervisado por la coordinación.
Como es de suponerse, el arbitraje es el asunto mas controversial del evento, teniendo de antemano que unos están con el juez pero otros no. En este caso el contacto que se haga con el organismo a cargo del arbitraje deberá de ser con gente de experiencia y buen rendimiento en el referato de instituciones.

Ø  Premiación

La premiación debe de ser un momento solemne, pues es uno de los momentos más importantes y tensos de una competencia, por lo tanto debe de fomentar el compañerismo, además de que los recoocimientos y trofeos deben de hacer sentir a los participantes como su esfuerzo se refleja y es bien recompensado, además de satisfactorio.

Ø  Ceremonia de clausura

Debe de  ser agradable, rápida pero sin prisas, recreandonos en la finalización, con posibilidades de despedida y de actos de compañerismo, además de hacer la entrega de los premios.

Memoria del evento

La memoria es un documento escrito, grafico, audiovisual que nos pueda servir para corregir errores y para mejorar actividades posteriores.
También se utiliza para:
  1. Inventario y distribución del material
  2. Devolución del material prestado.
  3. Limpieza de instalaciones.
  4. Agradecimientos 
  5. Justificaciones.

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